Tableau de prospection sur Excel : explications & alternative CRM

Tout commercial débutant une phase de prospection doit bien organiser son travail en classant les données pour gagner en efficacité. La création d'un tableau de prospection sur Excel sert à fixer des objectifs, recueillir des informations cruciales, et planifier des actions commerciales. Cela facilite la priorisation des prospects.

Bien que l'utilisation d'Excel soit populaire parmi les petites entreprises, son intérêt devient limité à mesure que l'activité se développe. Les données s'accumulent, les besoins évoluent, et il devient essentiel de passer à un CRM pour une gestion plus performante.

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Comment créer un bon tableau de prospection ?

Un tableau de prospection joue le rôle de base de données centralisant toutes les informations pertinentes sur les prospects que vous visez. Sa conception peut varier en fonction de vos besoins spécifiques.

Quelles informations contiennent un tableau de prospection ?

Les données peuvent être soigneusement organisées en fonction de catégories ou de secteurs d'activité.

Parmi les éléments essentiels à inclure dans votre tableau de prospection, on retrouve généralement :

• Le domaine d'activité ;
• Le nom de l'entreprise ;
• Les coordonnées de l'interlocuteur (nom et prénom) ;
• Le poste occupé ;
• Numéro de téléphone ;
• Adresse électronique ;
• Informations clés relatives à leur activité ;
• Lien vers le site web de l'entreprise.

En outre, ce tableau peut servir de précieux outil de suivi pour vos clients actuels et potentiels. Cependant, ce suivi peut rapidement devenir une tâche chronophage, d'où la nécessité d'explorer les outils comme le CRM.

Comment utiliser un tableau de prospection ?

Utiliser un tableau de prospection de manière efficace implique d'abord de bien comprendre sa fonction, ainsi que la différence entre un tableau de prospection et un simple fichier de prospection.

Un tableau de prospection est un outil pour organiser vos données sur les prospects et faciliter le suivi de vos activités de prospection. Contrairement à un fichier de prospection, il offre une structure plus avancée pour classer et hiérarchiser vos informations.

Pour tirer parti d'un tableau de prospection, suivez ces étapes :

1. Définition des objectifs ;
2. Collecte des données ;
3. Organisation des données ;
4. Priorisation ;
5. Suivi et mise à jour.

Les entreprises qui se lancent dans la prospection téléphonique ou l'envoi d'e-mails comptent souvent sur un CRM pour la gestion et le tri des informations. Cette transition vers un CRM tel que HubSpot peut libérer tout le potentiel de votre équipe commerciale !

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Comment créer un tableau de prospection sur Excel ?

Définir des objectifs de prospection

Avant de commencer la saisie de données dans votre feuille Excel dédiée à la prospection, établissez de manière précise les objectifs qui orienteront l'utilisation de ce document.

La définition claire de vos attentes envers votre tableau de prospection Excel vous assure de ne négliger aucun aspect crucial. Il est donc essentiel de se poser certaines questions :

• Quels résultats visez-vous à obtenir à l'issue de votre initiative de prospection ?
• Quel est l'état actuel de votre progression ?
• Quelle échéance vous accordez-vous pour la réalisation de vos différents objectifs ?

Définir les informations à stocker

Il est important de déterminer les données essentielles à recueillir concernant vos prospects et clients. Typiquement, un tableau de prospection devrait inclure, au minimum, les informations suivantes :

• Le nom de l'entreprise et sa taille ; 
• Le secteur d'activité ;
• Les coordonnées de votre contact principal ;
• L'origine du prospect (par exemple, réseaux sociaux, bouche-à-oreille, etc.).

De plus, l'intégration d'une colonne "commentaires" se révèle toujours avantageuse pour consigner les détails relevant lors d'appels ou de rencontres antérieurs.

En effet, dans un environnement où plusieurs commerciaux peuvent collaborer sur le même document, la capacité à suivre et comprendre le travail et les avancées de chacun devient cruciale.

Identification des critères de qualification des prospects

Lorsque vous consultez votre tableau, il devrait vous offrir une vision immédiate du statut de chaque contact : est-il classé comme un prospect froid, tiède ou un lead démontrant un intérêt concret ?

Cette démarche permet de prioriser ses actions en fonction du potentiel, de l'urgence et de la pertinence du client ou prospect en question.

Chaque entreprise peut avoir sa propre définition de ce qui constitue un prospect qualifié. Il n'existe pas de vérité absolue en la matière, car les critères de qualification peuvent varier considérablement en fonction de la nature de l'entreprise, de ses objectifs commerciaux et de son marché cible.

Leads

Au stade de lead, les prospects sont encore à une phase préliminaire de leur parcours. Les critères de qualification pour les leads peuvent inclure des éléments tels que l'adéquation aux besoins de votre produit ou service, l'intérêt manifesté (par exemple, téléchargement d'une ressource, inscription à une newsletter), et la conformité aux critères démographiques de votre public cible.

MQL (Marketing Qualified Lead)

Les MQL sont des prospects qui ont montré un intérêt plus prononcé pour votre offre, mais qui ne sont pas encore prêts à être transmis aux ventes. Les critères de qualification pour les MQL peuvent comprendre des interactions plus avancées, comme le téléchargement d'un livre blanc, l'ouverture d'e-mails marketing, la visite répétée de votre site web…

SQL (Sales Qualified Lead)

Les SQL sont des prospects qui ont atteint un niveau de qualification élevé et sont prêts à être pris en charge par l'équipe de vente. Les critères de qualification pour les SQL englobent généralement des signaux forts d'intention d'achat, tels que les demandes de démonstration, les questions sur les prix et un intérêt clair pour les solutions que vous offrez.

Clients

Une fois qu'un prospect est devenu client, il est essentiel de définir des critères de succès et de fidélisation. Cela peut inclure des indicateurs tels que la réalisation d'achats récurrents, la satisfaction client, les recommandations et la fidélité à long terme.

Définir les actions commerciales nécessaires

La création d'un tableau de prospection sur Excel et la définition des actions commerciales nécessaires sont étroitement liées. Une fois que vous avez structuré votre tableau de prospection pour contenir toutes les informations pertinentes sur vos prospects, vous pouvez élaborer un plan de prospection !

Votre tableau de prospection Excel vous offre une vue d'ensemble de vos prospects, ce qui vous permet de déterminer avec précision quelles actions doivent être entreprises à chaque étape du processus de prospection.

Par exemple, vous pouvez utiliser votre tableau pour identifier les prospects qui nécessitent un premier appel de suivi, un e-mail de relance, ou même un second appel pour avancer dans le processus de vente.

Comment faire son analyse et son suivi sur Excel ?

L'analyse de données

• Utilisation des fonctions de tri et de filtre : le tri vous permet de classer vos données par ordre croissant ou décroissant, ce qui améliore la lisibilité de votre fichier. Le filtre, quant à lui, vous permet de n'afficher que les informations pertinentes, ce qui simplifie votre analyse en vous concentrant sur les éléments essentiels de votre prospection.

• Création de tableaux croisés dynamiques : en les maîtrisant, vous pourrez extraire des informations claires et exploitables à partir de vos tableaux. 

• Utilisation des graphiques pour visualiser les données : cette représentation visuelle vous aidera à identifier rapidement les tendances et à communiquer vos résultats de prospection de manière plus impactante.
• Calcul des indicateurs de performance : Excel est un outil idéal pour calculer des indicateurs clés de performance (KPI) tels que les taux de conversion, le taux de réussite, et d'autres métriques essentielles. Ces indicateurs vous permettront de suivre votre progression et d'ajuster votre stratégie de prospection en conséquence.

Le suivi et la gestion des prospects

Pour assurer un suivi efficace de vos prospects, il est essentiel d'adopter les bonnes pratiques, telles que l'ajout de notes et de commentaires pour conserver des informations cruciales. Assurez-vous également de mettre à jour régulièrement votre tableau pour refléter les avancées.

L'utilisation de rappels et de notifications vous permettra de ne manquer aucune opportunité, tandis que les filtres et les segmentations vous aideront à cibler les prospects spécifiques en fonction de vos objectifs de prospection.

Excel vs CRM : lequel choisir ?

Le tableau de prospection Excel est un choix pertinent pour les entreprises de petite taille, mais ses limites deviennent apparentes lorsqu'il s'agit de prospection à plus grande échelle et nécessitant un suivi quotidien particulièrement précis.

Les limites d'Excel

Voici les restrictions à prendre en compte :

• Transfert vers des outils spécialisés : une fois que les premières phases de prospection sont terminées, il peut être difficile de transférer efficacement les prospects d'un fichier Excel vers un outil plus adapté pour gérer des rappels, des étapes de vente, et d'autres fonctionnalités avancées ;
• Absence d'analyse commerciale et de statistiques : Excel ne fournit que des données brutes, sans capacités d'analyse commerciale avancée ni de génération de statistiques significatives ;
• Limitations de partage et de collaboration : lorsque plusieurs commerciaux travaillent sur un fichier Excel, la coordination des actions et le partage d'informations peuvent devenir compliqués ;
• Gestion du suivi au fil du temps : le suivi des prospects dans le temps peut être difficile à gérer efficacement dans Excel, car il manque des fonctionnalités automatisées pour la planification et le suivi des activités ;
• Évolutivité limitée : à mesure que votre entreprise se développe, un simple fichier Excel peut devenir obsolète pour gérer de manière efficace une base de données croissante de prospects ;
• Les risques d'erreurs dans la gestion de sa base de données : Excel n'a pas été spécifiquement conçu pour cette finalité ;
• Les pertes de temps quotidiennes : associées à la gestion manuelle, la saisie de données répétitives, et l'absence d'automatisation, des aspects qui peuvent affecter la productivité et, en fin de compte, l'ensemble des résultats financiers de l'entreprise.

Remplacer Excel par un CRM

Les systèmes de CRM offrent un environnement intégré qui allie la simplicité de l'utilisation d'une feuille de calcul à la puissance des fonctionnalités d'un CRM complet.

Cependant, il est à noter que la plupart des CRM traditionnels peuvent sembler complexes et surchargés de fonctionnalités pour les commerciaux, en particulier ceux qui n'utilisent pas toutes ces fonctionnalités et devant cette complexité, de nombreuses petites entreprises optent encore pour Excel, limitant ainsi leur plein potentiel.

Cette transition peut être facilitée par l'accompagnement d'un partenaire intégrateur CRM de solutions tel que Ideagency en tant qu'intégrateur HubSpot. Nous adaptons le CRM aux besoins spécifiques de votre entreprise, en assurant une transition en douceur, et en maximisant l'utilisation des fonctionnalités du CRM.

Pourquoi choisir le CRM HubSpot ?

Le Sales Hub de HubSpot est bien plus qu'un simple logiciel commercial. Il offre une multitude d'avantages pour les professionnels de la vente qui cherchent à améliorer leur processus de prospection et à stimuler leur croissance.

Voici comment le Sales Hub de HubSpot peut être un atout majeur pour les commerciaux en quête d'une solution complète et performante :

• Prospecter plus efficacement ;
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• Développer vos activités en vous appuyant sur la donnée ;
• Créer des expériences client cohérentes et personnalisées ;
• Augmenter significativement le nombre de transactions conclues par représentant ;
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• Support continu et une HubSpot Academy primée pour faciliter la formation des nouveaux représentants.

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Prenons 15 min pour discuter de vos enjeux. Nous nous ferons un plaisir de vous montrer en quoi HubSpot permet de transformer votre approche commerciale !

En conclusion, le choix entre Excel et un CRM pour la gestion de votre prospection dépend de vos besoins spécifiques. Excel offre une flexibilité pour les petites équipes, tandis qu'un CRM comme HubSpot apporte des fonctionnalités puissantes pour une gestion optimale de vos prospects.