Onlynnov : HubSpot au cœur du système d'information d'un courtier en assurance tech

L'entreprise

Fondé en 2016, Onlynnov est un courtier en assurance spécialisé dans les entreprises technologiques. Start-ups, scale-ups, PME innovantes dans le numérique, la santé ou l'électronique : la société conçoit des solutions d'assurance adaptées à chaque étape de croissance de ses clients.

Avec 12 collaborateurs experts, 40 assureurs partenaires et plus de 500 entreprises accompagnées, Onlynnov s'est imposé comme une référence sur sa niche. Cette position supposait toutefois un outil de pilotage commercial et marketing à la hauteur de l'ambition, ce qui n'était pas encore le cas début 2024.

Challenge & Objectifs

Le système d'information d'Onlynnov fonctionnait en silos. D'un côté, un logiciel de courtage métier qui concentrait les données contractuelles. De l'autre, des outils marketing et commerciaux qui vivaient leur propre vie, sans synchronisation avec le cœur du SI. Les équipes jonglaient entre plusieurs interfaces pour reconstituer une vision complète d'un prospect ou d'un client.

Cette fragmentation créait des frictions concrètes au quotidien. Le suivi commercial manquait d'automatisation, ce qui rendait les relances irrégulières et chronophages. Les leads générés par le marketing n'étaient pas systématiquement transmis ni qualifiés pour l'équipe commerciale. Et sans données centralisées, piloter la croissance de l'activité relevait davantage de l'intuition que de l'analyse.

Onlynnov avait identifié quatre chantiers prioritaires :

• Centraliser les données prospects et clients dans une plateforme unique

• Automatiser le suivi commercial, notamment les relances basées sur les événements métier

• Optimiser le parcours de conversion marketing pour transformer davantage de visiteurs en demandes de devis

• Connecter HubSpot à l'ERP métier pour que les données circulent en temps réel entre les deux systèmes

Le tout devait être opérationnel en 4 mois, avec des équipes formées et autonomes à l'issue du projet.

Solution & Stratégie

Phase 1 : Cadrage des cas d'usage

Ideagency a démarré par une série d'ateliers avec les utilisateurs clés d'Onlynnov. L'objectif était double : comprendre les processus existants dans le détail, et identifier les cas d'usage concrets que HubSpot devait couvrir. Ces ateliers ont permis de cartographier le modèle de données cible et de réaliser un mapping précis entre HubSpot et l'ERP métier.

Les processus marketing et sales ont été cadrés lors de cette phase, ainsi que la définition des outils à configurer : formulaires, CTAs, templates d'emails, règles de segmentation. En deux semaines, le cadrage était bouclé, avec des objectifs et des livrables clairement définis pour la suite du projet.

Phase 2 : Implémentation et migration

Sur la base de ce cadrage, Ideagency a configuré la plateforme HubSpot et déployé les processus marketing et sales. Des automatisations de relance client ont été construites, alimentées par les informations remontées depuis l'ERP métier. Ce point constituait le nœud technique du projet : faire communiquer deux systèmes aux logiques très différentes, l'un pensé pour l'assurance, l'autre pour le marketing et la vente.

L'intégration ERP-HubSpot a nécessité un travail de mapping rigoureux pour garantir que chaque donnée transite au bon endroit, dans le bon format, au bon moment. Une dizaine de workflows ont été mis en place pour automatiser les flux entre les deux plateformes et fluidifier le quotidien des équipes.

Phase 3 : Tests et recette

Avant la mise en production, chaque fonctionnalité a été testée dans des conditions réelles. Simulation des scénarios de prise de rendez-vous via Calendly, vérification des automatisations de nettoyage et de segmentation des données, test des workflows commerciaux de bout en bout. Cette phase a été menée en collaboration étroite avec les équipes Onlynnov pour s'assurer que la solution correspondait exactement à leurs usages terrain.

Phase 4 : Formation et documentation

Le déploiement technique ne vaut rien sans adoption. Ideagency a consacré la dernière phase du projet à la montée en compétence des équipes. Trois premières sessions ont introduit HubSpot et son fonctionnement global. Quatre formations sur-mesure ont ensuite approfondi les usages spécifiques de chaque équipe. Une documentation complète a été livrée pour garantir l'autonomie d'Onlynnov après le projet, et des échanges post-déploiement ont accompagné la montée en puissance.

Résultats & impact

HubSpot orchestre désormais l'ensemble du système d'information d'Onlynnov. Les données circulent entre l'ERP métier et le CRM sans intervention manuelle, les relances commerciales se déclenchent automatiquement sur la base d'événements métier, et l'équipe marketing dispose enfin d'une vision claire du parcours de chaque lead jusqu'à la signature.

Les résultats sur la génération de devis (+57,6%) et la conversion en contrats (+59,7%) traduisent un impact direct sur le cœur de l'activité. Onlynnov ne s'est pas contenté de centraliser ses données : l'entreprise a transformé son parcours digital en véritable levier de croissance commerciale.