Verticille Conseil : implémentation CRM HubSpot pour structurer l'activité d'un cabinet de coaching en croissance

L'entreprise

Fondé en 2018, Verticille Conseil est un cabinet de coaching spécialisé dans l'accompagnement des enjeux de performance en entreprise. Le cabinet intervient sur les dimensions humaines de la transformation : conduite du changement, engagement des équipes, alignement des directions, communication interne. Sa conviction fondatrice est qu'une prestation d'accompagnement doit se traduire par des résultats tangibles et mesurables.

Les modalités d'intervention combinent des formats reconnus (coaching d'organisation, supervision de dirigeant, coaching d'équipe, formation en management, mentorat) et des approches plus singulières comme le service management, la cartographie des relations ou la communication d'engagement. Une équipe de 10 à 20 personnes qui avait besoin d'un socle technologique à la hauteur de son exigence métier.

Challenge & Objectifs

L'ancien CRM de Verticille Conseil ne permettait plus de suivre correctement l'activité. Les informations sur les formations, les participants et les séances de coaching étaient éclatées entre plusieurs supports. La communication autour des sessions (convocations, rappels, suivi post-séance) reposait sur des envois manuels, source d'erreurs et de perte de temps. Côté commercial, la direction n'avait pas de visibilité fiable sur le pipeline ni de prévisionnel de chiffre d'affaires exploitable.

Le projet devait répondre à cinq enjeux concrets :

• Automatiser la communication et la logistique autour des séances de coaching et de formation

• Centraliser l'information des formations et des participants dans un référentiel unique

• Connecter le CRM au logiciel de facturation pour fluidifier le travail de la direction financière et des commerciaux

• Permettre un suivi fiable des KPIs commerciaux

• Disposer d'un prévisionnel de chiffre d'affaires accessible en temps réel

Pour un cabinet de cette taille, l'enjeu d'adoption était aussi important que l'enjeu technique. Un outil mal pris en main par les équipes, aussi bien configuré soit-il, ne produit aucun résultat. La conduite du changement a donc été intégrée au projet dès le départ.

Solution & Stratégie

Phase 1 : Compréhension des processus internes

Avant toute configuration, Ideagency a consacré plusieurs semaines à cartographier le fonctionnement réel de Verticille Conseil. La consultante CRM a analysé chaque processus en détail : gestion des clients, cycle commercial, logistique des formations, interactions entre les équipes. Cette immersion a permis de distinguer ce qui relevait d'un vrai besoin métier de ce qui n'était qu'une habitude liée aux contraintes de l'ancien outil.

Les automatisations possibles ont été identifiées et cadrées avec les équipes du cabinet, notamment autour de la communication des séances de formation et de coaching. Un atelier de présentation de l'implémentation prévue a permis de valider que le futur paramétrage correspondait bien aux besoins exprimés en début de projet. Pas de mauvaise surprise au moment du déploiement.

Phase 2 : Implémentation des deux Hubs

La plateforme HubSpot a été configurée sur deux Hubs (Marketing et Sales), en suivant le mapping des processus défini lors de la phase de cadrage.

Côté Marketing, les scénarios d'automatisation ont été construits pour couvrir l'ensemble du cycle de communication autour des formations : premier email à J-21, relance à J-15, avec des jetons de personnalisation adaptés à chaque session et chaque participant. Ces workflows ont remplacé des dizaines d'envois manuels qui mobilisaient du temps chaque semaine.

Côté Sales, le pipeline commercial a été retranscrit dans HubSpot avec ses différentes étapes, de la prise de contact à la conclusion de la transaction. Deux intégrations natives ont été mises en place pour compléter le dispositif : GetAccept pour la signature électronique et l'auto-complétion de contrats, et Pennylane pour la connexion directe à l'outil de facturation. Les commerciaux et la direction financière travaillent désormais à partir de la même source de données.

Des tableaux de bord et rapports commerciaux ont été créés pour donner à la direction une vue en temps réel sur l'activité : pipeline, prévisionnel de CA, taux de conversion par étape.

Phase 3 : Formation et conduite du changement

Cinq sessions de formation ont été dispensées à différents profils au sein du cabinet. La première a consisté en un tour d'horizon complet de la plateforme pour tous les futurs utilisateurs. Comprendre l'étendue de HubSpot avant de plonger dans les fonctionnalités spécifiques : cette étape est souvent négligée, mais elle conditionne la qualité de l'adoption.

Les commerciaux ont ensuite été formés aux outils Sales : suivi d'une transaction dans le pipeline, création d'un devis, envoi avec signature électronique via GetAccept. Les utilisateurs clés du pôle Service Management ont bénéficié d'une session dédiée à la construction et à la modification des workflows d'automatisation, pour être autonomes dans la création de nouveaux scénarios.

Une dernière session a couvert le reporting et le paramétrage avancé : gestion des accès, paramètres globaux, vues personnalisées par équipe. L'ensemble de ces formations a été documenté dans 27 pages de documentation livrées au cabinet, pour servir de référence dans la durée.

Résultats & impact

En cinq mois, Verticille Conseil est passé d'un fonctionnement artisanal à un système structuré où chaque information client, chaque étape commerciale et chaque communication de formation transite par un référentiel unique. La direction dispose désormais d'un prévisionnel de chiffre d'affaires fiable, les commerciaux suivent leur pipeline sans ressaisie, et la logistique des séances de coaching tourne en grande partie de manière automatisée.

Le vrai marqueur de réussite, pour un cabinet de cette taille, reste l'adoption. Les 27 pages de documentation et les 5 sessions de formation n'étaient pas un bonus livrable : elles constituaient le cœur du dispositif pour que l'outil survive au projet.