Cas client

Implémentation CRM HubSpot pour Verticille Conseil

De février à juin 2023, nous avons accompagné les équipes de Verticille Conseil dans la migration de leur ancien CRM vers HubSpot. Le projet s'inscrit dans un besoin de transformation digitale et d'automatisations de la communication et logistique des séances de coaching et formation. Il y avait également une problématique de connexion avec leur outil de facturation pour la direction financière et les commerciaux.

Le projet sur 5 mois a permis de collecter les différents process tant d'un point de vue management des clients que commercial avant de les implémenter dans HubSpot. La prestation a été accompagnée de plusieurs formations dispensées à différents interlocuteurs pour assurer une bonne conduite du changement en interne et une prise en main du nouvel outil.

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Le service en bref

Fondé en 2018, Verticille est un cabinet de coaching spécialisé dans l'accompagnement des enjeux de performances d'entreprise. Le cabinet accompagne ses clients dans leurs projets de transformation et surtout dans ses aspects humains : conduite de la transformation, accompagnement au changement, engagement des équipes, alignement des directions, communication interne… Ce qui les distingue sur le marché ? Leur engagement et leur conviction qu'une prestation d'accompagnement doit se traduire par des résultats tangibles.

Les prestations se composent de modalités d'accompagnements reconnues (conseil, coaching d'organisation, supervision de dirigeant, coaching d'équipe, formation en management, mentorat...) et de solutions plus originales conçues spécifiquement pour accroître le succès des projets de transformation (service management, cartographie des relations ou encore communication d'engagement).

PHASE 1

Compréhension des processus internes

Étape essentielle pour s'immerger dans le fonctionnement du client et comprendre sa manière de travailler et d'interagir avec les outils.

Consultante CRM

Revue de l'activité et des challenges

Analyse des différents entrants fournis et des étapes de chaque processus.

Cadrage du projet

Une fois les process étudiés, les équipes de Verticille Conseil et Ideagency ont défini ensemble les différentes étapes de l'implémentation.

Définition des automatisations possibles

Nous avons cadré et défini toutes les automatisations autour de la communication des séances de formation et coaching.

Présentation de l'implémentation

Afin de s'assurer que la future implémentation est bien cadrée et en accord avec les besoins énoncés au début du projet, nous avons eu un atelier de présentation de l'onboarding.

PHASE 2

Implémentation des 2 Hubs

La plateforme a été configurée selon le mapping des nouveaux process (marketing et sales).

Consultante CRM

Configuration initiale de la plateforme

Les réglages par défaut ont dans un premier temps été implémentés sur le nouveau portail.

Automatisations de la communication autour des formations

Les différents scénarios listés dans la phase de cadrage ont été implémentés : envoi d'un premier email à J-21, J-15 avec certains jetons de personnalisation etc.

Implémentation du pipeline Commercial

Le pipeline commercial composé de ses différentes étapes allant de la prise de contact à la conclusion de la transaction a été retransposé sur HubSpot.

Intégration native aux outils

Pour des besoins de signature électronique et auto-complétion de contrat ainsi qu'une intégration à l'outil de facturation : GetAccept et Pennylane ont été intégrés nativement à Hubspot.

Création de dashboards et reportings

Dans une optique d'analyse constante de la donnée, les différents besoins en rapports commerciaux ont été créés sur HubSpot dans un tableau de bord.

PHASE 3

Formation et onboarding des utilisateurs clés

Transmettre les connaissances et rendre le client autonome dans l'utilisation de sa nouvelle plateforme

Consultante CRM

Introduction à HubSpot et tour d'horizon de la plateforme

Afin d'onboarder les futurs utilisateurs de l'outil, nous avons réalisé un tour d'horizon de l'outil. Il est essentiel de comprendre l'étendue du CRM HubSpot pour une bonne utilisation.

Démonstration des outils sales

Les différents outils Sales à la disposition des commerciaux, le suivi d'une transaction dans un pipeline de sa création à la conception du devis avec envoi électronique ont été présentés à l'ensemble de l'équipe commerciale.

Explication sur l'automatisation des communications autour des formations

Seulement en présence des utilisateurs clés du pôle Service Management, nous sommes repassés sur la construction et la structure des workflows (inscription, déclencheur, timing, action...) pour que les futurs utilisateurs soient autonomes dans la modification et création des nouvelles automatisations.

Reporting et fonctionnalités avancées

L'utilisation des rapports et tableaux de bord ainsi que tout le paramétrage avancé de la plateforme (accès, paramètres globaux, vue et structure d'une fiche d'information par équipe...) ont été présentés.

Verticille Conseil : "Faire vivre des expériences par le coaching d'organisation"

Comprendre les spécificités du projet