Écoles Créatives : reconstruire un processus d'admission fiable sur HubSpot après un premier échec d'intégration

L'entreprise

Le réseau ICÔNES s'est imposé depuis 2013 comme une référence dans l'enseignement supérieur des métiers de la création. Design, animation, digital, communication : ses 5 marques d'écoles forment chaque année plus de 4 000 étudiants sur 7 campus entre la France et le Canada.

Avec 18 500 anciens élèves et un taux d'insertion professionnelle de 93%, le réseau a construit sa réputation sur l'excellence académique et la proximité avec le monde professionnel. Mais cette croissance a aussi engendré une complexité opérationnelle croissante, notamment dans la gestion des admissions : plusieurs marques, plusieurs campus, une cinquantaine de programmes, et des candidats qui postulent parfois à plusieurs formations simultanément.

Challenge & Objectifs

Les Écoles Créatives utilisaient HubSpot, mais une première intégration avec leur ERP Aimaira avait échoué. Le connecteur n'était pas fiable, les données ne se synchronisaient pas correctement, et les équipes avaient progressivement perdu confiance dans leur outil de travail. L'audit mené par Ideagency avait mis en lumière des problèmes à la fois techniques et structurels.

Le défi dépassait la simple correction de bugs. Le réseau avait besoin de reconstruire l'ensemble de son processus d'admission sur HubSpot, avec trois contraintes fortes :

• Rétablir un socle technique robuste, tant sur HubSpot que sur le connecteur avec Aimaira

• Garantir une fiabilité irréprochable des processus pour gérer les multi-candidatures à travers 5 marques, 7 campus et une cinquantaine de programmes

• Être opérationnel avant le lancement de la campagne d'admission 2025/2026

Face à l'échec de la première intégration, le parti pris a été clair dès le départ : privilégier la fiabilité à l'exhaustivité. Certains processus ont volontairement été simplifiés dans cette première version pour réduire les risques. Mieux valait un système qui fonctionne qu'un système complet qui vacille.

Solution & Stratégie

Cadrage : repartir de zéro avec les équipes métier

Plutôt que de tenter de réparer l'existant, Ideagency a fait le choix de repartir d'une page blanche. Une série d'ateliers collaboratifs a été organisée avec les équipes des Écoles Créatives, en s'appuyant sur la méthodologie BPMN (Business Process Model and Notation) pour modéliser le nouveau processus d'admission de manière claire et partagée.

Le travail a d'abord porté sur la cartographie complète du parcours d'admission : chaque étape, chaque rôle, chaque responsabilité. Cette clarification a permis de tracer une frontière nette entre ce qui relève du CRM et ce qui relève de l'ERP, une zone de flou qui avait contribué à l'échec de la première intégration.

L'architecture technique du connecteur HubSpot-Aimaira a ensuite été repensée en profondeur. Les règles de synchronisation, leur fréquence et la structure de stockage des données ont été redéfinies, avec une attention particulière à la gestion des multi-candidatures. Un étudiant qui postule à trois programmes différents sur deux campus ne doit générer ni doublons, ni confusion dans le suivi.

Le dernier volet du cadrage a porté sur la stratégie de communication avec les candidats : identification des moments clés du parcours nécessitant un message, personnalisation selon l'avancement de la candidature, et automatisation des envois.

Implémentation : un connecteur reconstruit avec KaffETL

Le développement technique a commencé par le chantier le plus critique : la reconstruction complète du connecteur HubSpot-Aimaira via KaffETL. L'ancienne intégration avait montré ses limites, notamment en termes de fiabilité des échanges de données. La nouvelle version a intégré dès sa conception un système de monitoring capable de détecter et signaler toute anomalie en temps réel.

Le déploiement du processus d'admission dans HubSpot a suivi. Un pipeline unique a été construit pour couvrir l'ensemble des marques, campus et programmes du réseau. Les automatisations d'emails ont été câblées directement dans ce pipeline, et des tableaux de bord ont été créés pour offrir aux équipes une vision claire de l'avancement des candidatures.

Tests et recettage : ne rien laisser passer

La phase de test a été traitée comme un maillon critique du projet, pas comme une formalité de fin de parcours. L'approche s'est déroulée en trois temps.

Les tests internes ont d'abord permis de valider le fonctionnement de chaque composant de bout en bout : parcours d'admission complet, synchronisation des données, résistance à la charge. Les équipes des Écoles Créatives ont ensuite pris le relais pour valider les processus métier et remonter les ajustements nécessaires du point de vue utilisateur.

Des sessions de formation ont accompagné cette phase pour garantir que les équipes maîtrisent le nouvel outil avant la mise en production. Car la fiabilité technique ne suffit pas si les utilisateurs ne se l'approprient pas.

Mise en production : une transition sans rupture

Le passage en production a été orchestré de manière progressive. Les candidatures en cours ont été migrées vers le nouveau système sans interrompre leur traitement, pour éviter toute perturbation dans le processus d'admission déjà engagé.

Un dispositif de surveillance renforcé, combinant les outils de monitoring HubSpot et KaffETL, a permis de superviser les performances en temps réel durant les premières semaines. Cette vigilance a rendu possible des ajustements rapides là où c'était nécessaire.

Résultats & impact

Le processus d'admission est désormais clairement défini et documenté, avec une répartition précise des rôles entre les équipes et les outils. Les problèmes d'intégration qui avaient marqué la première tentative appartiennent au passé : la synchronisation entre HubSpot et Aimaira fonctionne de manière fiable, sous surveillance continue.

La gestion des multi-candidatures, auparavant source de complexité et d'erreurs, est désormais intégrée nativement dans le processus. Les équipes disposent d'un outil dans lequel elles ont confiance, condition indispensable pour que le système soit réellement utilisé au quotidien.

Plusieurs facteurs ont contribué à la réussite de cette reconstruction. Le cadrage rigoureux avec les équipes métier a permis de ne pas reproduire les erreurs du passé. Le choix de simplifier certains processus dans la première version a réduit les risques et accéléré la mise en production. Et l'accompagnement au changement, mené tout au long du projet, a garanti que les équipes s'approprient le nouvel outil avant même son lancement officiel. La plateforme HubSpot des Écoles Créatives offre désormais un socle solide pour les optimisations futures.