KLF modernise sa gestion commerciale : Une transformation multi-écoles réussie avec HubSpot

L'entreprise

KLF regroupe cinq écoles de français langue étrangère réparties sur le territoire français. Le groupe s'adresse à une clientèle internationale variée : juniors, étudiants, actifs, professionnels et seniors, sur des formats de formation courts ou longs.

Créé en 2018, le groupe fédère des écoles dont certaines existent depuis plus de 25 ans. Chacune conserve son identité propre et une autonomie de fonctionnement, tout en partageant des standards pédagogiques et des processus communs. KLF assure la coordination stratégique, le support opérationnel et le développement commercial de l'ensemble du réseau.

Avant le projet, le groupe utilisait déjà HubSpot comme CRM et l'ERP Fidelo pour gérer les réservations et la relation client côté opérationnel. Les deux systèmes étaient connectés, mais de manière partielle et peu fiable.

Challenge & Objectifs

La croissance de KLF avait mis en lumière les limites de son organisation commerciale. Le groupe gérait ses prospects au niveau du contact, sans traçabilité fine des demandes. Un même prospect pouvait s'intéresser à plusieurs écoles simultanément, et rien dans le système ne permettait de suivre ces parcours croisés. Les leads qui n'aboutissaient pas restaient dans un angle mort, sans relance ni nurturing structuré.

Le connecteur existant entre Fidelo et HubSpot posait un autre problème. Fonctionnel en apparence, il ne couvrait pas les besoins réels : certaines données ne remontaient pas, d'autres se dupliquaient, et la synchronisation manquait de fiabilité. Les équipes compensaient manuellement, ce qui ralentissait le traitement des demandes.

Côté pilotage, la direction du groupe n'avait pas de vision consolidée des performances par école. Chaque établissement fonctionnait avec ses propres repères, sans reporting unifié permettant de comparer les résultats ou d'identifier les points de blocage dans le parcours commercial.

KLF avait besoin de reprendre le contrôle sur trois fronts :

• Passer d'une gestion centrée sur les contacts à une gestion par transaction, pour suivre chaque demande indépendamment

• Reconstruire l'intégration Fidelo-HubSpot avec un connecteur fiable et adapté aux flux réels du groupe

• Harmoniser les processus commerciaux entre les cinq écoles tout en respectant l'autonomie de chacune

Solution & Stratégie

Cadrage : comprendre la mécanique multi-écoles

L'analyse initiale a révélé un enjeu structurant : la gestion des demandes multi-destinations. Un prospect qui hésite entre deux écoles génère plusieurs opportunités distinctes, et le système devait être capable de les tracer séparément sans perdre le lien avec le contact unique.

Ideagency a conçu une architecture centrée sur les transactions plutôt que sur les contacts. Chaque demande, qu'elle vienne d'un formulaire web ou du système de réservation Fidelo, est identifiée par un double mécanisme : un "ID Custom" combinant l'email du prospect et l'identifiant de l'école concernée, et l'ID Fidelo natif. Cette double clé permet de fusionner intelligemment les données issues de sources différentes et de garantir qu'aucune opportunité ne tombe entre les mailles du filet.

Implémentation : deux pipelines et un connecteur sur-mesure

L'implémentation s'est structurée autour de deux chantiers complémentaires.

Le premier portait sur l'architecture commerciale dans HubSpot. Deux pipelines ont été déployés : un pipeline "Écoles" pour les prospects ayant déjà choisi leur destination, et un pipeline "KLF" pour les indécis qui nécessitent un accompagnement avant d'être orientés vers le bon établissement. Cette séparation reflète la réalité du parcours client et permet aux équipes de chaque école de se concentrer sur les demandes qui les concernent directement.

Le second chantier, plus technique, portait sur la reconstruction de l'intégration entre HubSpot et Fidelo. Ideagency a développé un connecteur ETL sur-mesure avec un mapping précis des champs entre les deux systèmes, des workflows automatisés pour l'attribution des opportunités par école, et une synchronisation bidirectionnelle fiable. Ce connecteur remplace l'ancienne intégration qui montrait ses limites depuis plusieurs mois.

Tests et validation

La phase de tests a couvert chaque composante du système : synchronisation des données entre Fidelo et HubSpot, mécanisme de fusion des transactions, fonctionnement des deux pipelines, exécution des workflows d'attribution automatique.

L'intégration système a fait l'objet d'une attention particulière. La communication entre les deux plateformes, l'intégration des formulaires web et le comportement des automatisations ont été vérifiés dans des conditions réelles d'utilisation. Cette phase a permis d'identifier et de corriger plusieurs points d'ajustement avant la mise en production, notamment sur la précision des attributions automatiques et la fiabilité du système de double identification.

Résultats & impact

Concrètement, KLF dispose aujourd'hui d'un processus de vente structuré de bout en bout. Les opportunités sont automatiquement attribuées à la bonne école, les prospects indécis sont pris en charge par le groupe puis orientés au bon moment, et chaque transaction est traçable individuellement. Le reporting par école donne à la direction une vision claire des performances de chaque établissement, là où tout reposait auparavant sur des remontées manuelles et fragmentées.

L'interopérabilité entre Fidelo et HubSpot, point de friction majeur avant le projet, fonctionne désormais de manière stable. Les équipes n'ont plus à compenser les lacunes du système par des saisies en double ou des vérifications manuelles.

Cette architecture a été pensée pour évoluer. Après le succès sur le périmètre B2C, elle pourra être étendue à d'autres activités du groupe : B2B, groupes, examens. Les fondations sont posées pour accompagner la croissance de KLF sans repartir de zéro à chaque nouveau besoin.