L'ESDES triple son volume de candidatures grâce à HubSpot et un processus d'admission repensé

L'entreprise

L'École supérieure pour le développement économique et social (ESDES) est une institution d'enseignement supérieur privée spécialisée en commerce et management, fondée en 1987 au sein de l'Université catholique de Lyon. Son implantation au cœur de Lyon, pôle économique majeur en France, lui offre un cadre propice pour attirer étudiants français et internationaux.

Avec 200 collaborateurs et plusieurs programmes de formation, l'ESDES gère chaque année un volume conséquent de candidatures à travers des parcours d'admission variés. Avant le projet, chaque programme fonctionnait avec ses propres pratiques, ses propres outils, et ses propres façons de suivre les candidats.

Challenge & Objectifs

Le diagnostic de départ révélait plusieurs freins structurels. Les données de candidatures étaient dispersées entre différents outils, ce qui rendait l'analyse complexe et les chiffres peu fiables. Les processus d'admission variaient d'un programme à l'autre, sans cadre commun. Et surtout, les équipes Marketing et Promo/Admission travaillaient en silos, sans visibilité partagée sur le parcours du candidat de la première prise de contact jusqu'à l'inscription.

L'ESDES avait besoin d'agir sur plusieurs fronts en parallèle :

• Augmenter significativement le volume de candidatures entrantes

• Uniformiser les processus d'admission de l'ensemble des programmes

• Créer un véritable alignement entre les équipes Marketing et Promo/Admission

• Centraliser les données dans un outil unique pour fiabiliser le pilotage

• Offrir aux candidats une expérience d'admission fluide et professionnelle, de bout en bout

L'enjeu n'était donc pas seulement technologique. Le vrai défi consistait à faire converger des équipes aux cultures et aux habitudes de travail différentes vers un processus partagé, porté par un outil commun.

Solution & Stratégie

Phase 1 : Immersion et alignement des équipes

Le projet a démarré par une série de 7 ateliers réunissant les équipes Marketing, commerciales et Promo/Admission. Ces ateliers avaient un double objectif : construire une vision commune autour de concepts clés (cycle de vie des prospects, parcours candidat) et initier l'équipe Promo/Admission à HubSpot pour lever les résistances naturelles face à un nouvel outil.

Cette phase d'écoute et de cadrage était indispensable. Sans l'adhésion des équipes Admission, aucune automatisation n'aurait tenu dans la durée. Ideagency a pris le temps de comprendre les réalités terrain de chaque équipe avant de proposer une architecture de solution.

Phase 2 : Cadrage et conception de la solution

Les besoins identifiés lors des ateliers ont été formalisés en user stories, puis priorisés pour la phase de construction. L'équipe Ideagency a traduit les cas d'usage spécifiques de l'ESDES en workflows HubSpot, avec une organisation par programme qui respectait la diversité des parcours d'admission.

Des tests ont été menés pour couvrir l'ensemble des scénarios possibles. Cette phase de validation minutieuse a impliqué activement les équipes de l'ESDES, qui ont pu vérifier que le système correspondait à leur réalité quotidienne avant de passer en production.

Phase 3 : Implémentation et recettage

L'implémentation a mobilisé une équipe structurée en deux cellules complémentaires. Une cellule de réflexion, composée des consultants CRM seniors, identifiait les solutions aux problèmes rencontrés. Une cellule d'implémentation testait en continu, remontait les bugs et ajustait le paramétrage.

Les workflows constituaient le cœur du dispositif. Leur mise en place a exigé une rigueur particulière : chaque automatisation devait fonctionner pour tous les programmes, dans tous les cas de figure, sans créer de faille dans l'expérience candidat. Certaines limitations techniques sont apparues en cours de route, nécessitant des ajustements que cette organisation en deux cellules a permis de traiter efficacement.

Phase 4 : Formation et mise en production

Après trois mois et demi d'implémentation, les équipes de l'ESDES ont été formées aux nouvelles pratiques avant la mise en production en mars 2021. Ideagency a assuré un accompagnement rapproché durant cette phase de transition pour garantir une adoption réelle de l'outil.

Le travail ne s'est pas arrêté au go-live. Depuis, Ideagency accompagne l'ESDES dans l'amélioration continue du dispositif : perfectionnement du suivi des admissions, exploitation de nouvelles fonctionnalités HubSpot, optimisation permanente de l'expérience candidat à chaque étape du parcours.

Résultats & impact

Au-delà de ces résultats quantitatifs, le projet a transformé la façon dont les équipes de l'ESDES travaillent au quotidien. L'automatisation de nombreuses tâches manuelles a libéré du temps pour les équipes Admission, qui peuvent désormais se concentrer sur l'accompagnement personnalisé des candidats. L'analyse des données en temps réel permet d'ajuster les campagnes marketing sans attendre la fin d'un cycle, évitant de gaspiller des ressources sur des communications inefficaces.

Le résultat le plus structurant reste sans doute l'alignement durable entre Marketing et Admission. Là où deux équipes fonctionnaient en parallèle avec chacune ses outils et ses indicateurs, l'ESDES dispose aujourd'hui d'un processus unifié, du premier contact digital jusqu'à l'inscription finale, piloté depuis une plateforme unique.