Aqua Pensez-Vous : implémentation CRM HubSpot et connexion ERP pour structurer la croissance

L'entreprise

Fondée en 2008, Aqua Pensez-Vous s'est imposée comme un spécialiste de la piscine coque australienne haut de gamme. L'entreprise conçoit et installe des piscines reconnues pour leur robustesse face aux variations climatiques, un positionnement qui lui a permis de se différencier sur un marché concurrentiel.

Avec 20 à 50 collaborateurs, Aqua Pensez-Vous porte deux convictions fortes au quotidien : la satisfaction client et l'excellence. Mais à mesure que l'activité grandissait, les outils en place ne permettaient plus de tenir cette promesse avec la même rigueur. Le suivi commercial reposait en grande partie sur l'ERP métier Extrabat, sans véritable CRM pour centraliser la relation client de bout en bout.

Challenge & Objectifs

Aqua Pensez-Vous faisait face à un problème classique des PME en croissance : l'information existait, mais elle était dispersée. Les processus commerciaux et marketing fonctionnaient, sans être formalisés ni outillés. Le suivi d'un prospect, de sa première demande jusqu'à la signature, dépendait encore beaucoup de la mémoire individuelle et des échanges informels.

Le projet devait répondre à plusieurs enjeux structurants :

• Centraliser toute la donnée client dans un CRM unique et partagé par l'ensemble des équipes

• Formaliser et transposer les processus commerciaux dans HubSpot, sans perdre les spécificités du fonctionnement interne

• Connecter HubSpot à l'ERP Extrabat pour éviter les doubles saisies et garantir la cohérence entre les deux systèmes

• Mettre en place des automatisations marketing pour structurer l'acquisition et la qualification des leads

• Former les équipes pour que l'adoption soit réelle et durable, pas seulement technique

La difficulté ne résidait pas dans la complexité technique du projet. Elle se trouvait dans la conduite du changement : faire passer une organisation habituée à ses propres repères vers un nouvel outil, en s'assurant que chaque collaborateur y trouve un bénéfice concret au quotidien.

Solution & Stratégie

Phase 1 : Cartographie des processus et cadrage des connexions ERP

Avant toute configuration, Ideagency a consacré la première phase du projet à comprendre le fonctionnement réel d'Aqua Pensez-Vous. Pas le fonctionnement théorique, celui du terrain. Comment un lead arrive, qui le traite, selon quels critères, à quel moment l'information bascule vers l'ERP.

La consultante CRM a analysé chaque étape du parcours, de la réception d'une demande jusqu'à la conclusion d'une transaction. Ce travail de cartographie a permis de challenger certains processus existants et d'identifier les automatisations à mettre en place en priorité. En parallèle, les équipes Ideagency ont conçu avec KaffETL les flux de synchronisation entre HubSpot et Extrabat, pour que les deux systèmes communiquent sans friction.

Phase 2 : Implémentation des deux Hubs

La configuration de HubSpot a suivi fidèlement le mapping défini en phase 1. Le Marketing Hub et le Sales Hub ont été paramétrés pour refléter les processus validés avec Aqua Pensez-Vous, pas un modèle standard.

Côté commercial, le travail s'est concentré sur l'automatisation du parcours de qualification. Dès la réception d'un nouveau lead, une chaîne complète se déclenche : attribution au bon commercial selon une répartition géographique, notification, création automatique de tâches, puis ouverture d'une transaction dans le pipeline. Les synchronisations avec Extrabat ont été activées dès cette étape pour éviter toute rupture d'information entre les deux systèmes.

Côté marketing, les outils de création de contenu, d'emailing et de gestion des campagnes ont été configurés pour donner aux équipes communication les moyens de structurer leurs actions d'acquisition. Des dashboards et reportings sur-mesure ont complété le dispositif, à partir d'une liste d'indicateurs identifiés directement par les équipes d'Aqua Pensez-Vous.

Phase 3 : Formation et conduite du changement

Un CRM bien configuré mais mal compris ne sert à rien. Ideagency a structuré la formation en cinq sessions distinctes, chacune adaptée à son audience et à son niveau de besoin.

La première session a posé les bases : tour d'horizon de la plateforme, navigation dans les fiches contacts, compréhension de la structure de données. Les commerciaux ont ensuite bénéficié d'une session dédiée centrée sur leurs outils au quotidien, avec un objectif clair : démontrer le gain de temps concret que HubSpot leur apportait par rapport à leurs anciennes habitudes. L'équipe marketing a reçu une formation spécifique sur les outils de contenu, d'emailing et de reporting.

Deux sessions complémentaires ont couvert les fonctionnalités avancées : objectifs, prévisions, reportings personnalisés. Ces sessions visaient le futur CRM manager d'Aqua Pensez-Vous, pour lui donner l'autonomie nécessaire à l'administration de la plateforme sur le long terme. L'ensemble du projet a été accompagné de 73 pages de documentation, à la fois générique et spécifique aux processus d'Aqua Pensez-Vous.

Résultats & impact

En quatre mois, Aqua Pensez-Vous est passée d'un suivi client éclaté entre plusieurs outils à une plateforme centralisée, connectée à son ERP et adoptée par l'ensemble des équipes. Les commerciaux disposent désormais d'un pipeline structuré avec attribution automatique des leads. L'équipe marketing peut piloter ses campagnes et mesurer leur impact depuis le même outil. Et la direction bénéficie enfin de reportings fiables pour prendre ses décisions.

Le volume de documentation livré et le nombre de sessions de formation traduisent une conviction qu'Ideagency porte sur chaque projet d'implémentation CRM : la réussite ne se mesure pas à la qualité de la configuration, mais à la capacité des équipes à se l'approprier durablement.