Onboarding HubSpot CRM & Sales Hub Pro pour WHP : aligner les équipes commerciales en 8 semaines

L'entreprise

Fondée en 1994, WHP accompagne ses clients dans la gestion de leurs processus de contenu technique et d'entreprise. L'approche de WHP couvre l'ensemble de la chaîne, de la planification stratégique à la création et à la diffusion de contenus multilingues, en combinant technologie et expertise humaine.

Avec 100 à 200 collaborateurs et une clientèle internationale, WHP opère sur un marché où la complexité des processus de contenu exige une organisation commerciale structurée. L'entreprise avait besoin d'un CRM capable de suivre cette réalité.

Challenge & Objectifs

Avant l'intervention d'Ideagency, WHP ne disposait pas d'un outil centralisé pour piloter son activité commerciale. Le suivi des transactions manquait de rigueur, les commerciaux n'avaient pas de cadre commun pour gérer leur pipeline, et la direction n'avait pas de visibilité claire sur la performance de l'équipe.

L'entreprise avait choisi HubSpot CRM et Sales Hub Pro, mais les équipes internes n'avaient pas l'expertise nécessaire pour configurer et exploiter ces outils correctement. Déployer un CRM sans accompagnement, c'est prendre le risque d'un outil mal paramétré, mal adopté, et finalement abandonné au bout de quelques mois.

Le projet devait donc répondre à plusieurs objectifs :

• Déployer et paramétrer HubSpot CRM et Sales Hub Pro en cohérence avec le processus commercial de WHP

• Modéliser le cycle de vente pour structurer le pipeline et automatiser les étapes répétitives

• Accompagner les commerciaux dans l'adoption de l'outil au quotidien

• Donner à la direction marketing et sales les tableaux de bord nécessaires pour piloter l'activité

Solution & Stratégie

Phase 1 : Poser les fondations (2 semaines)

Les deux premières semaines ont été entièrement consacrées au cadrage. Ideagency a commencé par une revue approfondie de l'organisation commerciale de WHP : stratégie marketing et sales, offres, segmentation, rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe.

Plusieurs ateliers ont permis de formaliser l'ICP (Ideal Customer Profile), les buyer personas et leurs parcours d'achat. Ce travail, souvent négligé lors des déploiements CRM, conditionne pourtant la pertinence de tout le paramétrage qui suit. Sans cette étape, le pipeline et les automatisations reposent sur des hypothèses plutôt que sur la réalité du terrain.

En parallèle, le CRM a été installé et configuré : création des utilisateurs et des rôles, connexion des boîtes de messagerie, paramétrage du pipeline et des tâches, migration des données initiales. Le processus commercial a été modélisé lors d'un atelier dédié, avec un objectif simple : simplifier la vie des commerciaux tout en donnant de la visibilité à la direction.

Phase 2 : Onboarding Sales Hub Pro (4 semaines)

La deuxième phase a porté sur l'activation concrète des outils de vente. Chaque semaine, une réunion de suivi de 30 minutes permettait de maintenir le rythme et de débloquer rapidement les points en suspens.

L'équipe Ideagency a construit les briques opérationnelles dont les commerciaux avaient besoin : templates d'emails, séquences de prospection, snippets pour accélérer les réponses récurrentes, et un chatbot pour qualifier les visiteurs entrants. Chaque étape du pipeline a été associée à un workflow automatisé, éliminant les tâches manuelles qui ralentissaient le cycle de vente.

Des reportings commerciaux et des dashboards personnalisés ont été créés pour donner à Suzie Harrison et à son équipe une lecture claire de l'activité : deals en cours, taux de conversion par étape, performance individuelle et collective. Un scoring HubSpot a également été mis en place pour prioriser les prospects les plus qualifiés.

Phase 3 : Formations avancées et ouverture (2 semaines)

Les deux dernières semaines ont été dédiées à la montée en compétences de l'équipe et à l'élargissement des perspectives. Ideagency a dispensé des formations avancées sur l'automatisation commerciale : utilisation des workflows pour automatiser les processus internes, exploitation des séquences pour sourcer de nouveaux leads.

L'équipe WHP a également été initiée à l'Account Based Marketing via les outils natifs d'HubSpot, ainsi qu'aux possibilités offertes par le Marketing Hub, le CMS Hub et l'Operations Hub. Cette ouverture visait à donner à WHP une vision claire des prochaines étapes possibles, sans créer de dépendance immédiate.

Résultats & impact

En 8 semaines, WHP est passée d'une gestion commerciale éclatée à un CRM structuré, adopté par les équipes et piloté par la direction. Les commerciaux disposent désormais d'un cadre commun, d'outils qui leur font gagner du temps au quotidien, et d'un pipeline qui reflète la réalité de leur activité. Suzie Harrison peut suivre la performance commerciale en temps réel et aligner ses équipes marketing et sales autour de données partagées.

Le choix d'un accompagnement structuré en trois phases, plutôt qu'une formation ponctuelle, a permis une adoption progressive. Les équipes n'ont pas été livrées à elles-mêmes face à un outil qu'elles ne maîtrisaient pas : chaque fonctionnalité a été introduite, configurée et testée en contexte réel avant de passer à la suivante.