8 étapes pour créer un planning de prospection générateur de ventes

Les équipes de vente sont souvent confrontées à un défi de taille : jongler entre la prospection, les relances et le suivi des clients existants. Un planning de prospection bien élaboré est alors nécessaire pour maintenir une cadence stratégique.

Le planning se concentre sur "quand et comment" les actions de prospection seront exécutées. Il détermine le calendrier précis des activités, les délais à respecter, les canaux de communication à utiliser, et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.

Cet article présente les huit étapes essentielles pour structurer temporellement votre planning de prospection.

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1. Établir les bases du planning

Tout commence par l'identification de la cadence des activités de prospection, tout en prenant en compte la capacité opérationnelle de l'équipe.

Il faut ensuite définir des fenêtres de temps dédiées à chaque activité de prospection.

Les tâches de prospection doivent être synchronisées avec les moments clés du cycle d'achat. Par exemple :

• Au début du cycle, le prospect peut être plus ouvert à la découverte de solutions ;

• À un stade ultérieur, il peut être plus enclin à discuter des détails spécifiques ou à conclure un accord.

2. Structurer des tâches dans le planning

La planification efficace des tâches repose sur une méthodologie claire de structuration, qui optimise le temps et les ressources.

Deux aspects essentiels de cette structuration sont à considérer :

Catégorisation des tâches

Il est essentiel de prendre en compte la nature des tâches, en les classant selon leurs domaines d'application tels que : la production, la recherche, la communication, ou d'autres domaines spécifiques. Cette approche permet de mieux cerner les compétences nécessaires à leur réalisation, et d'optimiser les ressources mobilisées.

Par ailleurs, l'importance des tâches constitue un critère fondamental dans le processus de catégorisation. Cela permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur contribution aux objectifs globaux de l'organisation.

Ainsi, certaines tâches pourraient être identifiées comme des étapes cruciales dans la préparation des ventes, tandis que d'autres sont dédiées au soutien des objectifs à long terme.

Équilibrage des tâches à court terme et objectifs à long terme

Il est important de considérer deux approches clés :

• Matrice d’Eisenhower : utiliser cette méthode de priorisation qui classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. La matrice divise les activités en quatre quadrants : urgent et important, urgent mais non important, important mais non urgent, et ni urgent ni important ;

• Stratégies d'équilibrage : élaborer des stratégies spécifiques pour concilier les exigences immédiates avec les objectifs à plus long terme.

Exemple de planning de prospection directement intégré dans le CRM HubSpot

3. Utiliser un agenda partagé

Explorez nos conseils pour une utilisation optimale d'un agenda partagé, des critères de sélection aux meilleures pratiques, assurant une planification claire et une collaboration harmonieuse au sein de votre équipe.

Critères de sélection

Nos critères de sélection pour un outil d'agenda partagé :

• Taille et style de l'équipe : choisissez un outil adapté à la taille de l'équipe et à son mode de fonctionnement ;

• Accessibilité : optez pour une solution facilement accessible par tous les membres de l'équipe ;

• Intégration : assurez vous que l'outil s'intègre efficacement avec d'autres applications utilisées par l'équipe.

Meilleures pratiques

Nos meilleures pratiques pour la mise à jour, le partage et le maintien de l'agenda :

• Mise à jour régulière : assurez une information toujours actuelle.

• Partage transparent : favorisez la transparence en partageant l'agenda avec tous les membres de l'équipe ;

• Maintien de l'ordre : utilisez des codes couleur ou des catégories pour différencier les types de tâches et d'événements.

Conseils

Nos conseils pour la visualisation de l'agenda et le rappel des tâches importantes :

• Vue d'ensemble claire : organisez l'agenda de manière à offrir une vue des événements à venir ;

• Alertes et rappels : paramétrez des alertes pour les tâches importantes et les échéances afin de ne rien oublier.

4. Planifier des interactions avec les prospects

Identifier les moments de contact opportuns

Pour identifier les meilleurs moments de contact avec vos prospects, selon leurs disponibilités ou encore la pertinence de votre offre, il est important d'utiliser des outils de prospection et d'analyse comme par exemple :

• Calendly ou HubSpot : facilite la programmation de rendez-vous, permet aux prospects de choisir un créneau selon vos disponibilités mutuelles ;

• Outreach : fournit des analyses basées sur les données pour identifier les moments les plus propices à l'engagement ;

• XANT Playbooks : utilise des données pour recommander les meilleures heures d'appel et d'interaction.

Gestion des délais de prospection

Chaque prospect est différent. Pour une prospection efficace, ajustez le délai entre les tentatives de contact et le déroulement des étapes selon les caractéristiques de chacun. 

5. Anticiper et être flexible

Une composante essentielle de la gestion de planning est l'anticipation des imprévus. Par exemple, prévoir des plages horaires tampons dans le planning permet d'accueillir des débordements inattendus.

Imaginons qu'une réunion avec un prospect prenne plus de temps que convenu. La marge temporelle prévue assure une flexibilité, et vous évite des retards sur le reste de votre journée.

De plus, il est important de réajuster le planning en fonction des résultats et des feedbacks des prospects.

6. Définir les rôles et responsabilités

En définissant clairement qui est responsable de chaque aspect de la prospection, on élimine les ambiguïtés et les doublons. Cela permet une distribution efficace du travail.

La définition des responsabilités permet aussi d'améliorer la responsabilité et l'efficacité individuelle au sein de l'équipe. Lorsque chaque membre comprend clairement son rôle, il peut se concentrer sur l'exécution de ses tâches spécifiques. Cela minimise les retards et améliore la productivité globale.

7. Suivre et contrôler

Dans le cadre de l'optimisation des processus de prospection, l'intégration de systèmes de suivi tels qu'HubSpot Sales permet une surveillance en temps réel. Cela facilite la visualisation des étapes du processus, leur avancée et l'identification de risques de retard vis-à-vis du planning initial.

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KPI pour mesurer l’efficacité

Il est pertinent de suivre des indicateurs tangibles pour évaluer la performance de vos efforts de prospection. Par exemple, le nombre de prospects contactés, la durée moyenne d'un appel, ou encore le taux de conversion.

Un autre conseil essentiel consiste à mettre en place une mesure précise de la réalisation de vos objectifs. Vous pouvez suivre par exemple le nombre de prises de contact mensuelles prévues. En ayant une vision claire de votre progression par rapport à vos objectifs, vous serez en mesure d'ajuster vos stratégies de manière proactive.

Réunions de suivi régulières

Intégrez des réunions hebdomadaires de suivi pour favoriser la communication au sein de votre équipe. Ces rencontres régulières offrent l'opportunité d'analyser les progrès, et d'identifier les points à améliorer. Ajustez ensuite votre planning en fonction des enseignements tirés, pour plus de proactivité.

En instaurant cette pratique, vous :

• Favorisez une gestion agile

• Renforcez la cohésion d'équipe,

• Optimisez l'efficacité opérationnelle.

Les réunions de suivi deviennent ainsi un levier stratégique pour aligner continuellement vos actions avec vos objectifs organisationnels.

8. Réajuster le planning

L'analyse des KPI comme vu précédemment, offre des informations cruciales sur vos performances de prospection et permet un ajustement conséquent. Par exemple, si une de vos campagnes affiche un taux de conversion supérieur aux attentes, il semble pertinent de lui allouer plus de ressources et donc d'ajuster votre planning en ce sens.

Aussi, il faut être flexible dans son planning pour pouvoir par exemple réaffecter rapidement des ressources si une opportunité inattendue émerge, sans compromettre la cohérence du plan global.

Enfin, ajuster sa planification par rapport aux leçons apprises et aux succès vécus est une stratégie proactive. Si une approche particulière de prospection génère un retour positif, cette expérience peut être utilisée pour affiner les futures planifications.

En récapitulant les huit étapes essentielles pour créer un planning de prospection générateur de ventes, il apparaît que la réussite de cette démarche repose sur la méthodologie, la flexibilité et l'implication individuelle. 

Il est important de souligner que la base de tout planning de prospection réside tout de même dans l'engagement de l'équipe. Le suivi régulier, la communication transparente et la collaboration proactive sont les piliers qui soutiennent l'exécution efficace du plan, garantissant une progression constante vers les objectifs de vente.

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