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8 étapes pour créer un planning de prospection générateur de ventes

7 minutes
Mise à jour le 7 décembre 2023

Les équipes de vente sont souvent confrontées à un défi de taille : jongler entre la prospection, les relances et le suivi des clients existants. Un planning de prospection bien élaboré est alors nécessaire pour maintenir une cadence stratégique.

Le planning se concentre sur le "quand et comment" les actions de prospection seront exécutées. Il détermine le calendrier précis des activités, les délais à respecter, les canaux de communication à utiliser, et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.

Cet article présente les huit étapes essentielles pour structurer temporellement votre planning de prospection.

1. Établir les bases du planning

Tout commence par l'identification de la cadence des activités de prospection, tout en prenant en compte la capacité opérationnelle de l'équipe.

Il faut ensuite définir des fenêtres de temps dédiées à chaque activité de prospection.

Les tâches de prospection doivent être synchronisées avec les moments clés du cycle d'achat. Par exemple :

  • Au début du cycle, le prospect peut être plus ouvert à la découverte de solutions ;
  • À un stade ultérieur, il peut être plus enclin à discuter des détails spécifiques ou à conclure un accord.

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2. Structurer des tâches dans le planning

La planification efficace des tâches repose sur une méthodologie claire de structuration, permettant d'optimiser le temps et les ressources.

Deux aspects essentiels de cette structuration sont à considérer :

Catégorisation des tâches

Tout d'abord, il est essentiel de prendre en considération la nature des tâches, en les classant selon leurs domaines d'application tels que la production, la recherche, la communication, ou d'autres domaines spécifiques. Cette approche permet de mieux cerner les compétences nécessaires et d'optimiser les ressources en fonction des exigences de chaque type de tâche.

Par ailleurs, l'importance des tâches constitue un critère fondamental dans le processus de catégorisation. Il est primordial d'établir un système de classification qui hiérarchise les tâches en fonction de leur contribution aux objectifs globaux de l'organisation.

Ainsi, certaines tâches pourraient être identifiées comme des étapes cruciales dans la préparation des ventes, tandis que d'autres sont dédiées au soutien des objectifs à long terme.

Équilibrage des tâches à court terme et objectifs à long terme

Il est important de considérer deux approches clés :

  • Matrice d’Eisenhower : utiliser cette méthode de priorisation qui classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. La matrice divise les activités en quatre quadrants : urgent et important, urgent mais non important, important mais non urgent, et ni urgent ni important ;
  • Stratégies d'équilibrage : élaborer des stratégies spécifiques pour concilier les exigences immédiates avec les objectifs à plus long terme.

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Exemple de planning de prospection directement intégré dans le CRM HubSpot

3. Utiliser un agenda partagé

Explorez nos conseils pour une utilisation optimale d'un agenda partagé, des critères de sélection aux meilleures pratiques, assurant une planification claire et une collaboration harmonieuse au sein de votre équipe.

Critères de sélection

Nos critères de sélection pour un outil d'agenda partagé :

  • Taille et style de l'équipe : choisissez un outil adapté à la taille de l'équipe et à son mode de fonctionnement ;
  • Accessibilité : optez pour une solution facilement accessible par tous les membres de l'équipe ;
  • Intégration : assurez-vous que l'outil s'intègre efficacement avec d'autres applications utilisées par l'équipe.

Meilleures pratiques

Nos meilleures pratiques pour la mise à jour, le partage et le maintien de l'agenda :

  • Mise à jour régulière : assurez une information toujours actuelle.
  • Partage transparent : favorisez la transparence en partageant l'agenda avec tous les membres de l'équipe ;
  • Maintien de l'ordre : utilisez des codes couleur ou des catégories pour différencier les types de tâches et d'événements.

Conseils

Nos conseils pour la visualisation de l'agenda et le rappel des tâches importantes :

  • Vue d'ensemble claire : organisez l'agenda de manière à offrir une vue des événements à venir ;
  • Alertes et rappels : paramétrez des alertes pour les tâches importantes et les échéances afin de minimiser les risques d'oubli.

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4. Planifier des interactions avec les prospects

Identifier les moments de contact opportuns

Utiliser des outils d'analyse pour déterminer les moments les plus propices pour contacter les prospects en fonction de leur disponibilité et de la pertinence de votre offre est déterminant.

Ces outils de prospection permettent d'optimiser l'impact des interactions en identifiant les plages horaires les plus efficaces :

  • Calendly ou HubSpot : facilite la programmation d'interactions en permettant aux prospects de choisir des créneaux disponibles ;
  • Outreach : fournit des analyses basées sur les données pour identifier les moments les plus propices à l'engagement ;
  • XANT Playbooks : utilise des données pour recommander les meilleures heures d'appel et d'interaction.

Gestion des délais de prospection

Pour maximiser l'efficacité de votre approche de prospection, ajustez la séquence des étapes en fonction des caractéristiques spécifiques de chaque prospect. Gérez judicieusement les délais entre les contacts, en prenant en considération les particularités propres à chaque type de client potentiel.

5. Anticiper et être flexible

Une composante essentielle de la gestion efficace du planning réside dans l'anticipation des imprévus. Par exemple, prévoir des plages horaires tampons dans le planning permet d'accueillir des débordements inattendus.

Imaginons qu'une réunion avec un prospect prenne plus de temps que prévu, la marge temporelle prévue assure la flexibilité nécessaire pour éviter des retards dans le reste de la journée.

De plus, il est important de réajuster le planning en fonction des résultats et des feedbacks des prospects.

6. Définir les rôles et responsabilités

En définissant clairement qui est responsable de chaque aspect de la prospection, on élimine les ambiguïtés et les chevauchements, ce qui permet une distribution efficace du travail et évite les doublons.

La définition des responsabilités contribue également à améliorer l'efficacité et la responsabilité individuelle au sein de l'équipe. Lorsque chaque membre comprend clairement son rôle, il peut se concentrer sur l'exécution de ses tâches spécifiques, ce qui minimise les retards et améliore la productivité globale.

7. Suivre et contrôler

Dans le cadre de l'optimisation des processus de prospection, l'intégration de systèmes de suivi, tels qu'HubSpot Sales, permet une surveillance en temps réel des avancées, facilitant ainsi la visualisation des étapes du processus et l'identification proactive des écarts par rapport au planning initial.

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KPI pour mesurer l’efficacité

Il est particulièrement pertinent de suivre de près des indicateurs tangibles tels que le nombre de prospects contactés. En surveillant cette métrique, vous pourrez évaluer avec précision la performance de vos efforts de prospection.

Un autre conseil essentiel consiste à mettre en place une mesure précise de la réalisation de vos objectifs en suivant, par exemple, le nombre de prises de contact mensuelles prévues. En ayant une vision claire de votre progression par rapport à vos objectifs, vous serez en mesure d'ajuster vos stratégies de manière proactive.

Réunions de suivi régulières

Intégrez des réunions hebdomadaires de suivi pour favoriser la communication au sein de votre équipe. Ces rencontres régulières offrent l'opportunité d'analyser les progrès et les défis, facilitant ainsi l'identification des points à améliorer. Un conseil crucial consiste à ajuster le planning en fonction des enseignements tirés de ces réunions, permettant une adaptation proactive aux changements.

En instaurant cette pratique, vous favorisez une gestion agile, renforcez la cohésion d'équipe, et optimisez l'efficacité opérationnelle. Les réunions de suivi deviennent ainsi un levier stratégique pour aligner continuellement les actions sur les objectifs organisationnels.

8. Réajuster le planning

L'analyse des KPI, tels que le taux de conversion ou le temps par étape, offre des informations cruciales sur les performances actuelles. Par exemple, si une campagne de prospection affiche un taux de conversion supérieur aux attentes, cela suggère des opportunités d'ajustement pour allouer plus de ressources à cette stratégie.

La flexibilité est également importante, autorisant des ajustements rapides face aux performances réelles. Par exemple, si une opportunité inattendue émerge, la flexibilité permet à l'équipe de réaffecter rapidement les ressources sans compromettre la cohérence du plan global.

Enfin, intégrer les leçons apprises et les succès dans la planification future est une stratégie proactive. Si une approche particulière de prospection génère un retour positif, cette expérience peut être utilisée pour affiner les futures planifications.

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En récapitulant les neuf étapes essentielles pour créer un planning de prospection générateur de ventes, il apparaît clairement que la réussite de cette démarche repose sur la méthodologie, la flexibilité et l'engagement collectif. 

Il est aussi impératif de souligner que la base de tout planning de prospection réside dans l'engagement de l'équipe. Le suivi régulier, la communication transparente et la collaboration proactive sont les piliers qui soutiennent l'exécution efficace du plan, garantissant une progression constante vers les objectifs de vente.

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