Comment créer un plan de prospection commerciale en 7 étapes ?

Un plan de prospection bien élaboré est la clé pour réussir la recherche de clients potentiels, que vous soyez une jeune entreprise ou que vous cherchiez à développer un portefeuille client existant.

Pour garantir une transformation efficace des prospects en clients, un processus structuré et méthodique est nécessaire.

Dans cet article, nous allons explorer en détail les 7 étapes incontournables pour construire un plan de prospection commerciale performant, et vous offrir des conseils pratiques pour chaque phase du processus.

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Les 7 étapes, en infographie

Les prérequis pour créer un plan de prospection efficace

Bien comprendre à quoi correspond un plan de prospection

Le plan de prospection est une feuille de route détaillée, qui oriente les efforts de l'équipe commerciale. Il s’agit d’un outil stratégique essentiel pour toute entreprise qui souhaite développer sa clientèle. L'objectif principal de ce plan est d'identifier et approcher de nouveaux clients potentiels (prospects) de manière structurée et efficace.

Les avantages d'un tel plan sont nombreux :

• Meilleure organisation des ressources ;

• Augmentation du chiffre d'affaires ;

• Optimisation du processus de vente.

Pour réussir la mise en œuvre d'un plan de prospection, il est essentiel de disposer d'un fichier de prospection complet, composé d'informations pertinentes et régulièrement mise à jour. Un plan de prospection s'apparente à un programme minutieusement élaboré, prêt à être déployé au moment du lancement officiel de votre campagne.

Bien s'organiser

• Recenser les personnes qui vont participer : avant de plonger dans la création d'un plan de prospection, il est vital de recenser les équipes impliquées. Cela inclut les commerciaux, mais aussi les équipes marketing et support. Une prospection efficace nécessite une approche collaborative, chaque membre de l'équipe doit comprendre son rôle et ses responsabilités.

• Organiser la prospection (planning, répartition des tâches…) : l'organisation est le pilier d'une prospection réussie. Il faut élaborer un planning précis et une répartition claire des tâches. Cela implique :

  • De déterminer les priorités ;

  • D'assigner des secteurs géographiques ou des segments de marché à chaque commercial ;

  • De planifier les actions à mener sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

• Définir un délai d’exécution / cadence de prospection : la définition d'un délai d’exécution et d'une cadence de prospection permet d'établir des deadlines réalistes et de maintenir l'équipe motivée et focalisée. Un bon équilibre doit être trouvé pour assurer une prospection constante, sans pour autant épuiser les ressources ou saturer le marché.

Dans les sections suivantes, nous aborderons en détail chacune des 7 étapes pour créer un plan de prospection commercial efficace.

1. Définir les objectifs et leurs KPI

La première étape dans l'élaboration d'un plan de prospection consiste à définir des objectifs clairs et mesurables. Les objectifs doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Cela peut inclure :

• Des objectifs de chiffre d'affaires ;

• Une part de nouveaux clients à acquérir ;

• Le nombre de nouveaux clients par commercial ou par zone géographique ;

• Le pourcentage de prospects chauds à convertir.

Ces indicateurs de performance (KPI) doivent être quantifiables pour évaluer la réussite de la prospection.

2. Définir la cible de votre prospection

Définissez la cible de votre prospection :

• Type de ciblage : B2C, B2B, Partenaires…

• Persona : la création de personas, des profils types représentant vos clients potentiels, permet de mieux comprendre et cibler vos prospects. Ils sont construits sur la base de données démographiques, comportementales et psychographiques pour personnaliser votre approche.

• ICP : l'Ideal Customer Profile correspond aux types d’entreprises qui ont le plus besoin de vos produits ou services.

Lors d'un webinar dédié à la prospection, Jacques Vergnaud, Head of Sales chez JeudiMerci, met en avant l'importance de focaliser les efforts sur la compréhension individuelle des prospects. Selon lui, un travail approfondi sur la personne qu'est la cible spécifique est essentiel. Il souligne ainsi la nécessité de perfectionner sa base de données, pour optimiser les résultats de la prospection 👇

3. Choisir les canaux pour prospecter

La troisième étape consiste à sélectionner les canaux de communication les plus appropriés pour atteindre vos prospects.

Mixer différentes méthodes de prospection

Mixer différentes méthodes de prospection est une stratégie incontournable dans la recherche de nouveaux clients. En effet, la diversité des canaux de communication est une clé majeure pour atteindre un public plus large et maximiser l'efficacité de votre prospection.

Il est essentiel de ne pas se limiter à un seul moyen de communication, car chaque prospect peut avoir ses préférences à ce niveau. En combinant plusieurs canaux, vous augmentez vos chances d'entrer en contact avec votre public cible de manière significative.

Mettre en place une stratégie de warm call

Avant d'appeler, il est judicieux de préparer le terrain. Une collaboration étroite entre les équipes marketing et commerciales est nécessaire. Les commerciaux doivent être informés des interactions marketing précédentes avec les prospects. Par exemple, si un prospect a participé à un webinar ou rejoint une communauté en ligne, ces informations doivent être utilisées pour personnaliser l'appel.

Voici quelques idées d’actions sur Linkedin pour "chauffer" son prospect :

• Ajouter le prospect ;

• Réagir à ses publications ;

• L'inviter à des événements de l'entreprise ;

• Lui envoyer un message personnalisé peut créer une première impression positive et faciliter la prise de contact.

À noter que l'utilisation de messages vocaux ou de vidéos personnalisées via LinkedIn peut ajouter une touche personnelle à vos approches, augmentant ainsi les chances de réponse positive.

Dans cette vidéo, Jacques Vergnaud liste les 6 canaux à utiliser pour optimiser sa prospection 👇

4. Développer un script de prospection

Un script de prospection bien conçu permet de guider les interactions avec les prospects et assurer la cohérence des messages.

Un script par canal de prospection

• Mail : le script pour les e-mails doit être concis, personnalisé et doit clairement indiquer la valeur ajoutée pour le prospect. Il est important de tester différents formats pour voir ce qui résonne le mieux avec votre audience.

• Téléphone : le script téléphonique doit être flexible. Il s'agit de guider la conversation tout en restant assez souple pour s'adapter à la réaction du prospect. Un bon script aide à aborder tous les points clés, tout en permettant une conversation naturelle.

S’aider de l’IA pour créer son script

L'utilisation de l'intelligence artificielle, comme ChatGPT, pour développer des scripts présente des avantages et des inconvénients :

• L'avantage réside dans la capacité de l'IA à générer rapidement des scripts et à vous suggérer diverses tournures.

• Le risque est que ces scripts puissent manquer de nuance et de personnalisation que seul un humain peut apporter.

Pour pallier ces inconvénients, de nombreuses organisations optent pour une approche hybride. Cette approche combine l'efficacité de l'IA pour la génération initiale de scripts avec l'intervention humaine pour apporter des nuances, personnaliser le contenu et s'assurer que les interactions sont authentiques.

La clé de la réussite réside dans la maîtrise de l'IA, en formant les équipes à travailler en harmonie avec elle pour garantir des résultats optimaux.

5. Échanger avec les prospects

Une fois que vous avez développé votre script et choisi vos canaux, l'étape suivante est d'engager la conversation avec vos prospects, afin de bâtir des relations solides et pousser les clients potentiels à avancer dans l'entonnoir de vente.

Nouer des relations, engager des conversations

Le but de chaque interaction est de créer un lien de confiance avec les prospects. Ecoutez activement leurs besoins et fournissez leur des informations pertinentes et personnalisées.

Relancer régulièrement

Des relances régulières, idéalement en coordination avec les actions marketing, peuvent maintenir l'intérêt du prospect et le garder engagé. Cela pourrait être sous forme :

• D'envois d'e-mails ;

• D'appels de suivi ;

• De partage d'informations utiles.

Se rencontrer physiquement

Dans certains cas, les rencontres en personne, comme les meetups ou les micro-événements, peuvent être extrêmement efficaces. Ces interactions face-à-face offrent une occasion unique de renforcer les relations et de montrer l'engagement de votre entreprise envers ses clients potentiels.

6. Mettre en place un suivi grâce au CRM

Un système de gestion de la relation client (CRM) est un outil indispensable pour suivre efficacement vos interactions avec les prospects et gérer les différentes étapes de la prospection.

L’importance du CRM et des tâches de suivi

Un CRM vous permet de conserver un historique détaillé de toutes les interactions avec chaque prospect, vous permettant ainsi de personnaliser les communications futures. Il permet également d'assigner et de suivre les tâches, de programmer des rappels pour les relances.

Utiliser la vue contact du CRM

La vue contact d'un CRM offre une vision à 360 degrés de chaque prospect :

• E-mails envoyés ;

• Appels réalisés ;

• Notes prises lors des réunions ;

• Réactions aux différentes campagnes marketing.

Cette vue complète est essentielle pour comprendre où en est chaque prospect dans son parcours d'achat et pour déterminer les meilleures actions à entreprendre.

7. Analyser les résultats et améliorer son plan

La mesure des résultats est une étape essentielle pour déterminer l'efficacité de votre plan de prospection. En utilisant des outils analytiques intégrés dans votre CRM ou d'autres logiciels, vous pouvez suivre des métriques telles que :

• Le taux de conversion ;

• Le temps de cycle de vente ;

• Les sources de prospects les plus efficaces ;

• Etc.

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En conclusion, la création d'un plan de prospection commercial est un processus structuré et méthodique, visant à établir des relations durables avec les prospects pour les transformer en clients.

En suivant ces étapes, vous pouvez maximiser l'efficacité de votre démarche de prospection, tout en créant un alignement précieux entre les équipes commerciales, marketing et de service client pour atteindre les objectifs de croissance de votre entreprise.