Data Studio vs Excel : enfin la fin des exports CSV ?

Chaque lundi matin, c'est le même rituel dans les bureaux français. Export CSV depuis HubSpot, ouverture dans Excel, RECHERCHEV pour croiser avec d'autres données, mise en forme, et enfin le rapport pour la direction. Trois heures minimum. Multipliez par le nombre de personnes qui font ça dans votre entreprise et vous obtenez le coût réel d'Excel comme outil de reporting.

Data Studio, la nouvelle fonctionnalité phare du Data Hub (ex-Operations Hub), promet de révolutionner cette routine. Mais est-ce vraiment la fin d'Excel ou juste un outil de plus dans la jungle technologique ? Après quelques jours de tests intensifs chez Ideagency, notre verdict est nuancé mais prometteur.

Comprendre Data Studio sans le marketing HubSpot

La réalité derrière la promesse

Data Studio est un espace de manipulation de données intégré au Data Hub, accessible dès la version Pro. Il permet de connecter directement vos sources externes comme Excel, Google Sheets ou même Snowflake, et de créer des datasets réutilisables dans une interface familière de type tableur.

La vraie innovation n'est pas l'interface mais l'architecture.

Data Studio fonctionne dans une brique séparée de votre base de données HubSpot principale. Cette séparation vous permet de manipuler massivement des données sans risquer de corrompre votre CRM. Vous pouvez expérimenter, transformer, nettoyer, puis décider ce qui retourne dans votre base principale.

L'intelligence artificielle intégrée transforme la façon de travailler avec les données. Fini les formules complexes ou les macros VBA incompréhensibles. Vous demandez simplement en langage naturel de nettoyer les numéros de téléphone ou de calculer le chiffre d'affaires par région. L'IA comprend et exécute. C'est la démocratisation de la data science appliquée au CRM.

Ce qui change fondamentalement

La philosophie "Unified" d'HubSpot prend ici tout son sens. Les équipes marketing regardent ses métriques dans un Excel, les commerciaux dans un autre, la finance consulte son ERP.

Personne n'a les mêmes chiffres, personne ne parle de la même réalité. Data Studio propose de centraliser tout ça en gardant la flexibilité qu'on aime tant dans Excel.

Concrètement, vous connectez votre fichier de suivi commercial, vous le croisez avec les données CRM HubSpot, vous ajoutez les données financières depuis votre ERP, et vous créez un dataset unique utilisable par tous. Plus de questions sur la bonne version du fichier ou sur qui a la dernière mise à jour. Une source de vérité, accessible à tous, toujours à jour.

Le changement le plus radical concerne l'accessibilité.

Avant Data Studio, manipuler 100 000 lignes de données nécessitait des compétences techniques pointues en SQL ou Python. Il fallait un data analyst pour orchestrer tout ça.

Maintenant, n'importe quel utilisateur métier peut importer ses données, les nettoyer avec l'IA, créer des colonnes calculées en langage naturel et produire des analyses sans écrire une ligne de code.

Les cas concrets qui justifient l'investissement

Le reporting multi-sources enfin simplifié

Combien la campagne LinkedIn du mois dernier a-t-elle vraiment rapporté ?

Pour la plupart des directeurs marketing, cette question, en apparence simple, devient un véritable casse-tête : dépenses d’un côté dans Excel, chiffre d’affaires de l’autre dans HubSpot, laborieux exports CSV et formules RECHERCHEV pour croiser les données… au final, un rapport statique et peu fiable.

Avec Data Studio, tout change : connexion directe entre Google Sheets (dépenses) et HubSpot (transactions), jointure automatique par nom de campagne, création instantanée de colonnes calculées grâce à l’IA, comme le ROI.

Le reporting de quatre heures devient un tableau de bord fiable, actualisé en temps réel, permettant enfin à l’équipe marketing de piloter sur données vérifiées plutôt que sur des estimations obsolètes.

C’est là toute la différence entre un reporting passif et une gestion active.

L'enrichissement sans la peur de tout casser

Autre scénario vécu avec plusieurs clients. Vous revenez d'un salon professionnel avec une liste de 500 contacts qualifiés et des informations précieuses comme le stand visité, l'intérêt produit exprimé, le budget évoqué.

Comment enrichir vos contacts HubSpot existants sans créer de doublons ou écraser des données importantes ?

La méthode traditionnelle est un cauchemar. Export des contacts HubSpot, tentative de matching avec votre nouveau fichier via Excel, identification manuelle des correspondances, réimport avec un mapping des champs hasardeux, et prière pour que rien ne se casse. Puis correction des inévitables doublons et incohérences créés.

Data Studio change complètement l'approche. Vous uploadez votre fichier salon, le système fait automatiquement la jointure sur l'email ou tout autre identifiant unique, vous visualisez exactement ce qui va être enrichi avant de valider, et vous pouvez revenir en arrière si nécessaire.

Zéro risque, visibilité totale, tranquillité d'esprit.

La question des crédits et du ROI

Un modèle économique à comprendre

Chaque action utilisant l'IA dans Data Studio consomme des crédits HubSpot. Nettoyer des données coûte 10 crédits par millier de lignes. Créer une colonne calculée avec l'IA, 10 crédits par formule. Les requêtes complexes peuvent monter jusqu'à 50 crédits.

Sur un dataset réaliste de 100 000 lignes avec 5 transformations, vous consommez facilement 5 000 crédits. C'est toute l'allocation mensuelle d'un compte Pro qui part en une session de travail intensive. Cette consommation peut surprendre et doit être anticipée dans votre budget.

Notre approche chez Ideagency est pragmatique.

Nous recommandons de toujours tester sur un échantillon de données avant d'appliquer les transformations sur l'ensemble. Cela permet de valider les résultats et d'optimiser la consommation de crédits.

Une fois les transformations validées, elles peuvent souvent être réutilisées sans consommer de nouveaux crédits.

Le calcul du retour sur investissement

Pour une entreprise qui passe 20 heures par semaine sur des consolidations Excel, l'équation est simple. Ces 20 heures représentent au minimum 1 000€ de coût salarié chargé par semaine, soit 52 000€ par an.

Data Studio dans Data Hub Pro coûte environ 1 000€ par mois avec les crédits nécessaires, soit 12 000€ annuels. L'économie nette est de 40 000€ par an, sans compter les gains en réactivité et en qualité de données.

Mais le vrai ROI va au-delà des économies de temps. La réduction des erreurs de manipulation peut représenter des dizaines de milliers d'euros économisés. 

La complémentarité avec Kaffein ETL

Deux outils pour deux besoins

Chez Ideagency, nous avons développé Kaffein ETL pour répondre aux besoins de flux de données critiques et continus. Commandes qui doivent remonter en temps réel, stocks qui se synchronisent toutes les heures, facturation qui s'actualise quotidiennement.

Kaffein ETL assure ces flux avec une fiabilité industrielle.

Data Studio répond à un besoin différent. C'est l'outil des analyses ponctuelles, des enrichissements occasionnels, des explorations de données.

Les deux outils se complètent parfaitement. Kaffein ETL alimente HubSpot en données fraîches et fiables en continu. Data Studio permet d'explorer ces données, de les enrichir ponctuellement, de tester des hypothèses. Le Data Hub devient le point de convergence où tout se retrouve et s'articule.

Excel n'est pas mort, il évolue

Les domaines où Excel reste roi

Soyons honnêtes, Data Studio ne remplace pas Excel dans tous les scénarios. Excel reste supérieur pour les analyses financières complexes avec des modèles établis depuis des années. Les tableaux croisés dynamiques ultra-spécifiques, les graphiques personnalisés complexes, le travail offline sans connexion internet, tout cela reste le domaine d'Excel.

Excel est aussi imbattable pour les analyses ponctuelles rapides. Vous voulez vérifier un calcul rapidement ? Faire une simulation rapide ? Partager un fichier avec un partenaire externe qui n'a pas HubSpot ? Notre réponse : Excel.

Data Studio brille dans la consolidation multi-sources, les traitements de masse récurrents, la collaboration en temps réel sur les mêmes données, l'enrichissement direct du CRM, et l'intégration dans des workflows automatisés.

C'est un outil différent pour des besoins différents.

La transition en douceur

Notre méthodologie de migration reconnaît cette réalité.

Nous ne proposons jamais de "tuer Excel" du jour au lendemain. Nous identifions d'abord les uses cases où Data Studio apporte le plus de valeur, généralement les reportings récurrents chronophages.

Nous migrons progressivement, en gardant Excel en parallèle pendant plusieurs mois. Les utilisateurs peuvent comparer, prendre confiance, comprendre les avantages et les limites de chaque outil. Cette approche douce garantit l'adoption sans créer de résistance au changement.

Pour les entreprises qui jonglent entre multiples sources de données, qui passent des heures en consolidation manuelle, qui subissent des erreurs coûteuses de manipulation, Data Studio est une évolution naturelle et nécessaire. Pour celles qui font des analyses simples occasionnelles, Excel reste suffisant.

Chez Ideagency, nous positionnons Data Studio comme le complément naturel de notre ETL Kaffein. L'un assure les flux critiques continus, l'autre permet l'exploration et l'enrichissement flexible.

Ensemble, ils créent une infrastructure data moderne et accessible.

La fin des exports CSV n'est peut-être pas pour demain, mais pour beaucoup de nos clients, elle est déjà là. La question n'est plus si vous devez évoluer, mais à quelle vitesse et avec quelle approche. Nous sommes là pour rendre cette transition fluide et profitable.

Vos équipes passent trop de temps sur Excel ? Contactez Ideagency pour découvrir comment Data Studio et Kaffein ETL peuvent transformer votre gestion de données.